Tarcza antykryzysowa, a zmiany w zakresie podejmowania uchwał i udziału w posiedzeniach organów w spółkach z o.o. oraz akcyjnych.

Do najistotniejszych zmian wprowadzonych przez ustawodawcę w zakresie przepisów dotyczących zarządu zaliczyć należy przede wszystkim możliwości odbywania posiedzeń zarówno zarządu spółki z o.o., jak i spółki akcyjnej przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej, w trybie telekonferencji bądź wideokonferencji. Ponadto w zakresie uchwał zarządu przewidziana została możliwość ich podjęcia w trybie pisemnym bądź poprzez użycie środków komunikacji elektronicznej, przy jednoczesnym braku konieczności zawarcia
w umowie spółki czy statucie odpowiedniego zapisu.

Wśród pozostałych zmian wprowadzonych przez ustawodawcę znalazły się:

• możliwość wzięcia udziału w podejmowaniu uchwał rady nadzorczej poprzez oddanie głosu na piśmie, w trybie pisemnym, za pośrednictwem środków porozumiewania się na odległość, zastępując tym dotychczasowe regulacje przewidujące dopuszczalność ww. rozwiązania tylko w razie uprzedniego wprowadzenia stosownych postanowień w umowie spółki;
• możliwość odbycia posiedzeń rady nadzorczej spółki z o.o. i spółki akcyjnej w trybie online, wykorzystując przy tym środki bezpośredniego porozumiewania się na odległość;
• zastosowanie wskazanych w powyższych podpunktach sposobów podjęcia uchwał przy wyborze przewodniczącego i wiceprzewodniczącego rady nadzorczej, powołaniu członka zarządu oraz zawieszaniu i odwoływaniu tych osób.

Mimo szeregu zmian wprowadzonych przez ustawodawcę w zakresie funkcjonowania spółek kapitałowych, w dalszym ciągu obowiązuje jednak zakaz oddania głosu na piśmie
w przypadku spraw, które wprowadzone zostały do porządku obrad dopiero na posiedzeniu rady nadzorczej. Ponadto na chwilę obecną przyjmuje się, że uchwała jest ważnie podjęta, gdy wszyscy członkowie rady nadzorczej zostali powiadomieni o treści projektu uchwały przed posiedzeniem rady, a także jeśli co najmniej połowa członków rady wzięła udział w podjęciu uchwały.

Przed nowelizacją głosowanie nad uchwałami rady nadzorczej dopuszczalne było przy wykorzystaniu środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość jedynie w sytuacji, kiedy zezwalały na to umowa albo statut spółki. Szereg wprowadzonych zmian umożliwił natomiast głosowanie, a nadto udział w posiedzeniu organu przy wykorzystaniu środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość, za wyjątkiem sytuacji, kiedy umowa spółki stanowi inaczej. Brak możliwości korzystania z komunikacji zdalnej musi zatem wynikać wprost z treści umowy lub statutu spółki, stąd też przypadku braku zapisów dotyczących ww. kwestii przyjmuje się dopuszczalność korzystania z omawianych środków przez członków organu.

Wskazać należy także, że uchwały powzięte w wyżej wskazany sposób przez zarząd bądź radę nadzorczą będą ważne, jedynie gdy wszyscy członkowie danego organu zostali powiadomieni o treści projektu uchwały oraz co najmniej połowa jego członków wzięła udział w podejmowaniu uchwały. Umowa spółki może przewidywać jednak surowsze wymagania dotyczące podejmowania uchwał w omawianym trybie. Co więcej, jedynie w odniesieniu do rady nadzorczej w spółce akcyjnej ustawodawca nakazał aby w formie regulaminu określone zostały szczegółowe zasady dotyczące udziału w jej posiedzeniach, przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej. Regulamin ten nie może jednak określać wymogów i ograniczeń, które nie są konieczne do identyfikacji członków organu oraz zapewnienia bezpieczeństwa komunikacji elektronicznej.

Wprowadzone zmiany dają zatem członkom organów kolegialnych możliwość zdalnego uczestnictwa nie tylko w posiedzeniach, ale także głosowania w ten sposób nad konkretnymi uchwałami. W takiej sytuacji treść uchwały winna jednak zostać dostarczona wszystkim członkom danego organu spółki. Uchwały zaś podejmowane są bezwzględną większością głosów chyba, że umowa albo statut spółki stanowią inaczej.

Wprowadzone zmiany dają także możliwość odbywania zgromadzeń wspólników
 przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej, bez konieczności uprzedniego uwzględnienia dopuszczalności ww. trybu odpowiednio  w umowie spółki z.o.o., bądź statucie spółki akcyjnej. Natomiast określenie sposobu udziału w zgromadzeniu wspólników albo walnym zgromadzeniu, przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej pozostaje w gestii zwołującego zgromadzenie.  Zwołującym zgromadzenie co do zasady jest zarząd, a w niektórych przypadkach rada nadzorcza bądź udziałowcy.  W sytuacji gdy udział w zgromadzeniu wspólników następuje przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej, w odniesieniu do spółki z o.o.,  zawiadomienie winno zawierać dodatkowo informacje odnoszące się do sposobu uczestniczenia w zgromadzeniu, wypowiadania się w jego trakcie, wykonywania na nim prawa głosu oraz wniesienia sprzeciwu wobec podjętych wówczas uchwał. Natomiast wymóg powyższy nie został wprowadzony przez ustawodawcę w odniesieniu do spółki akcyjnej, co wynika  z faktu, że w tym przypadku zwoływanie walnych zgromadzeń następuje poprzez ogłoszenia.

Natomiast cel uregulowania  przez ustawodawcę wymogu wprowadzenia w spółce przez radę nadzorczą, a w sytuacji braku rady nadzorczej w spółce z o.o. – przez wspólników regulaminu odbywania zgromadzeń w formie elektronicznej, sprowadza się do uporządkowania wszelkich kwestii organizacyjnych, a tym samym zapewnienia przestrzegania zasad dotyczących odbywania się zgromadzeń wspólników. Stąd też regulamin ten winien zawierać wymogi, a także wszelkie ograniczenia, których cel sprowadzać się będzie do identyfikacji wspólników (akcjonariuszy), a także zagwarantowania  bezpieczeństwa w zakresie komunikacji elektronicznej.

Szereg wprowadzonych zmian ma zatem na celu ułatwienie funkcjonowania spółek kapitałowych w czasie panującej epidemii przy jednoczesnym zastosowaniu nowoczesnych technologii, a także uwzględnieniu zapotrzebowania w zakresie konieczności sprawnego podejmowania decyzji.